事業所経営に必要な備品を準備しよう
訪問介護事業所の開業申請（事業者指定申請）の際には、
「申請時点にて、いつでも訪問介護事業所を運営できる状態」
にしておかなければいけません。
そこで、
・事務所の賃貸借契約を行い事業所の場所を確保
・損害賠償保険に加入して、いざというときのための保障を確保
・人員を採用して、法令にて定められた人員基準を確保
というように、基準を満たすことができるよう準備してきたのですが、その他にも事務所に備え付けておかなければ基準を満たせないような備品も存在します。
このページではこういった必要な備品について解説していきます。
事業所の電話番号・FAX番号を確保しよう
事業者指定申請の申請書に事業所の電話番号を記載する欄がありますので、電話番号は必ず必要です。申請書を提出するまでには、少なくとも電話番号は確定しておくようにしましょう。
「訪問介護事業所と居宅介護支援事業所を同じ場所で併設して開業する」といったように、他の介護サービスと同じ場所にて営業する場合は、電話番号はそれぞれの介護事業にて確保する必要はなく、共通の番号でも構いません。
訪問介護事業所：0798-41-2989
居宅介護支援事業所：0798-41-2989
となっていても、業務に支障がなければそれでも構いません。
FAX番号に関しても同じで、他の介護サービスと同じ場所にて営業する場合は、FAX番号はそれぞれの介護事業にて確保する必要はなく、共通の番号でも構いません。
訪問介護事業所：0798-41-3141
居宅介護支援事業所：0798-41-3141
となっていても、業務に支障がなければそれでも構いません。
また、FAX番号は電話番号と同一でも、業務に支障が出なければ同じ番号でも構いませんので、
訪問介護事業所：電話0798-41-2989 FAX0798-41-2989
居宅介護支援事業所：電話0798-41-2989 FAX0798-41-2989
としてしまうこともできます。
ただし、居宅介護支援事業所は、FAXでのやりとりを多用する事業所ですので、居宅介護支援事業所を併設させる場合は、
訪問介護事業所：電話0798-41-2989 FAX0798-41-3141
居宅介護支援事業所：電話0798-41-2989 FAX0798-41-3141
とFAX番号と電話番号は別にしておいた方がいいでしょう。
電話機の種類は？
複数人が同時に着信を受けることができる・発信をすることができるビジネスフォンが便利ですが、一般の家庭用電話機でも開業当初は十分代用できます。ビジネスフォンの導入にはある程度のコストが発生しますので、開業費用を低く抑えたいならば家庭用電話となります（開業当初から電話が頻繁にかかってくることはあり得ないので最初は家庭用電話機にて十分です）。
家庭用電話機・ビジネスフォンどちらにもいえることですが、電話線を気にせずに利用できるコードレスフォンが便利です。
FAXに関して
家庭用電話機兼FAX機でも、FAXの送受信はできるので最低限の条件はクリアしていますが、家庭用電話機タイプのFAXは送信・受信に時間がかかりすぎて、業務がスイスイとはかどるとは思えません。かといって、オフィス用の「コピー機・FAX機の複合タイプ」は値段が高すぎて手が出ない、、、という方は、パソコンプリンターとして発売されている「プリンター・スキャナ・コピー・FAXの４機能の複合機」タイプがオススメです。
たとえばキャノンならば「プリンター・スキャナ・コピー・FAXの４機能の複合機」タイプは、
PIXUS MX7600
PIXUS MX850
という２つの機種が存在します。
価格ドットコムで販売価格を調べれば、PIXUS MX850ならば2万7000円ほどで販売されています。弊社もPIXUS MX850を「FAX専用機」としてパソコンにはつなげずにFAX機能とコピー機能だけ使用していますが、Ａ４サイズのFAX送受信やコピーだけに限れば、オフィス用の「コピー機・FAX機の複合タイプ」と比べてもそれほど遜色はありません。事業が完全に軌道に乗るまではこのタイプのもので十分だと思います。
その他訪問介護事業所に必要な備品は？
電話機・FAX機以外で訪問介護事業所に必要な備品は、
- パソコン・プリンター
- 鍵のかかる書庫・ロッカー
- 事務スペースに設置する机・椅子
- 相談スペースに設置する机・椅子
- 一つの部屋を「相談スペース」「事務スペース」に区切って使用するならばパーティーション等のついたて
- 手洗い設備のところで使用する手洗い用石けん・消毒液
これらの備品が事業者指定申請の際に提出する「事業所内部の写真」に写っていればＯＫです。事業所内部の写真撮影までにない備品は買いそろえておくようにしましょう。
パソコン・プリンター
「私は全ての書類を手書きで作成していきます」ということを役所の担当者に伝えれば設置していなくてもＯＫとなるかもしれませんが、普通に考えれば今の世の中この2つの機器がなければ事務作業はできませんので必要です。
必要な台数ですが、できれば常勤職員の人数分だけ確保したいところですが、予算的にそれが難しいならば「管理者用に1台」「サービス提供責任者用に1台」と合計2台のパソコンを確保するようにしましょう。プリンターに関してはＬＡＮを構築して1台のプリンタを複数人使用できるようになっているならば1台でも支障なく業務はできるでしょう。
このパソコン・プリンターの確保のところが、備品の中でおそらく最もお金がかかる部分になると思いますが、
デル
ヒューレットパッカード
といった格安パソコンメーカーを利用すれば10万円前後でも高性能のノートパソコンは購入できますし、5年間のリースを利用すれば月々3000円前後のリース料にてパソコンが確保できます。
鍵のかかる書庫・ロッカー
訪問介護事業所にかぎらず、どの介護事業でも必要になる備品です。介護事業は「利用者の個人情報」を大量に管理することになりますので、一般ビジネスに比べてより強固な個人情報保護対策が求められます。
鍵のかかる書庫・ロッカーの見本 |
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書庫の扉がガラスだと簡単に割って中身を取り出せ、鍵の意味が無くなりますので、スチール製のものがベストです。
書庫の大きさは、個人情報を扱う利用者の人数によって変わってきますので、Webページでの記載は差し控えさせていただきます。（弊社に手続をご依頼いただいたお客様には大きさ・仕様・販売場所などきちんとアドバイスさせていただきます。）
事務スペースに設置する机・椅子
常勤職員が3名ならば3名分の事務スペース、常勤職員が4名ならば4名分の事務スペースが必要となります。
事務スペースが広ければ、
のようにスチール事務机を設置して作業の効率化を図ってもらって構いませんし、事務スペースが狭く、スチール事務机が置けない場合は、
のように長机と折り畳み椅子を利用して、とりあえず常勤職員分の事務スペースが確保できればＯＫです。作業はしづらいと思いますが。
相談スペースに設置する机・椅子
相談スペースはの役目は、「利用申込みの受付・利用者からの相談受付」「ケアマネージャーとの打ち合わせ」「事業所職員との打ち合わせ」等に使用するスペースとなります。必要な広さは、
「４名が同時に話をすることができるか？」
です。テーブル一つといす４つが置くことができ、４人の人員が無理なく座って会話ができればＯＫとなります。
上のような形が理想ですが、スペース的にちょっと難しい、ということであれば、
この写真のように机を少し小さくしていただいても構いません。
一つの部屋を「相談スペース」「事務スペース」に区切って使用するならばパーティーション等のついたて
相談スペースと事務スペースがそれぞれ独立した部屋であるならば必要ありませんが、一つのフロアを「相談スペースと事務スペース」に分けて使用する場合は、パーティーションなどの「ついたて」にてスペースを区切る必要があります。
上記写真は相談スペースをパーティーションで区切った例です。
カーテン部分が相談スペースの出入り口となります。
つまり、相談スペースは周りから見えないように出入り口もなんらかの囲いをして周りから見えないようにする配慮が必要となります。
上記写真は「訪問介護の事務スペース」と「居宅介護支援事業の事務スペース」を分けるパーティーションの配置の例です。一つのフロアにて複数の介護事業を行う場合は、この写真のように事務スペースを事業ごとに区切り独立させる必要があります。
手洗い設備のところで使用する手洗い用石けん・消毒液
手洗い設備のそばに「手洗い用石けん」と「消毒用アルコール」を置いて使用するようにしましょう。置いてあるだけで使用しなければ「感染症の予防」はできません。
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甲子園法務総合事務所に訪問介護事業所の開設手続をご依頼いただいたお客様には、訪問介護事業所の開設申請の事業所設備基準を満たすための、備品確保・購入に関するアドバイスを無償にて提供しております。
当Webページに写真を掲載していますが、特に「パーティーションなどのついたて」などは日常使用していないものなので、イメージがなかなか湧かないものだと思います。ご相談いただきましたら、事業所の構造や広さ、常勤職員の人数等に応じて「こういった備品類が必要になります」と必要な備品のリストをお渡しさせていただきます。
訪問介護事業所のご依頼を承ったお客様の多くが利用する人気無料サービスです。手続をご依頼いただいたお客様は、「事務所の備品について相談したいのですが、、、」と弊社職員までご遠慮なくお申し出ください。
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訪問介護事業所を開業するには、このＨＰで説明しているように、非常に多くの書類を作成していかなければなりません。事業者指定申請（訪問介護事業所の開設手続）だけでなく、助成金の申請書や金融機関に提出する融資申請書・事業計画書の作成など、とにかく「訪問介護事業所を開業しよう」と決意したならばこれから先は書類との戦いが始まります。
もちろん、訪問介護事業所開設申請に関する書類の雛形は、大阪府庁の介護保険事業者指定の部署や兵庫県庁等に「訪問介護事業所開設申請に関する手引き書を下さい」ともらいに行けば簡単に手に入りますし、都道府県によってはＨＰから手に入れることもできます。
しかし、手慣れた人が書類を作成・準備するのならともかく、はじめての人が一からすべて間違いなく、しかも短時間でそろえることは、大変骨の折れることです。というよりそんなことできません。はっきり言って不可能です。
苦労して書類を一から作り、役所に何度も手直しをさせられて、やっと許可が下りた訪問介護事業所というのも、「自分が設立した」という愛着が湧き、いいとは思いますが、このＨＰを見られている方は「訪問介護事業所を開設すること」が目的ではないはずです。開設した訪問介護事業所にて高齢者に喜ばれるようなサービスを提供すること・社会貢献を行うことが本来の目的ではないでしょうか？ 訪問介護事業所の申請に時間をかけるならば、開業後の活動準備（顧客確保のための営業活動や運転資金確保のための融資手続など）に時間をかけた方が経営者・そしてそのサービスを受ける高齢者にとっても利益となると思われます。
そこで、甲子園法務総合事務所では、訪問介護事業所の事業者指定申請手続きはもちろん、開業後に必要な重要事項説明書や契約書の用意、運転資金確保に関するコンサルティング（助成金情報の提供や金融機関への融資手続代行など）、設立後の届出、法務アドバイス、経理事務の代行など経営者の負担を少しでも減らせるように、各種サービスを提供しております。また、介護事業所は開業後も様々な書類を役所に提出しなければいけません。監督行政庁から行政指導を受けないように、健全な運営を行っていく上でのコンサルティングも行っております。是非、ご利用ください。
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【藤井 達弘】
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日本実業出版社の「経営者会報」に４ページにわたり弊社が掲載されています。
女性起業家や起業家のたまごなど、頑張る女性を応援するマガジン『Born to win』に掲載されました。
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